Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI

I. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności (“Polityka Prywatności”) określa zasady zbierania, przetwarzania oraz ochrony danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej dostępnej pod adresem plon.info („Serwis”) Zamawiających i Uczestników Konferencji, osób kontaktujących się z Administratorem, osób zapisanych do newslettera oraz innych osób, których dane są przetwarzane w związku z działalnością Administratora. Polityka Prywatności stanowi realizację obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13, oraz w przypadkach, w których dane nie są pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (“RODO”). Administratorem danych osobowych jest PL:ON spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Olsztynie (10-123), przy ul. Grunwaldzkiej 19 lok. 13, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001149762, NIP: 7394010862, REGON: 540661924, o kapitale zakładowym w wysokości 5.000 złotych („Administrator”). Kontakt z Administratorem możliwy jest:

za pośrednictwem adresu e-mail: kontakt@plon.info,
pisemnie pod adresem wskazanym powyżej. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z RODO, ustawą o ochronie danych osobowych oraz ustawą Prawo komunikacji elektronicznej. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony praw, wolności i interesów osób, których dane dotyczą, zapewniając w szczególności, że dane osobowe są przetwarzane zgodnie z prawem, dla oznaczonych i zgodnych z prawem celów, w zakresie adekwatnym i ograniczonym do tego, co niezbędne, a także przechowywane i zabezpieczane w sposób odpowiadający obowiązującym przepisom prawa.

II. Definicje

Na potrzeby niniejszej Polityki poniższe pojęcia oznaczają: Administrator - PL:ON spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Olsztynie; Serwis – strona internetowa dostępna pod adresem www.plon.info; Konferencja - wydarzenie pt. „Festiwal PL:ON - Włączamy Polskę” organizowane przez Organizatora w terminie i miejscu wskazanym przez Organizatora; Zamawiający - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która dokonuje zakupu biletu na Konferencję dla siebie lub innego Uczestnika; Uczestnik - osoba fizyczna, uprawniona do udziału w Konferencji na podstawie ważnego Biletu, zaproszenia, akredytacji lub innego potwierdzenia udziału zaakceptowanego przez Organizatora; Partner - osoba prawna, jednostka organizacyjna albo osoba fizyczna współpracująca z Organizatorem przy Konferencji, której Organizator przyznał określoną liczbę bezpłatnych miejsc na Konferencji; Przedstawiciel Partnera - osoba fizyczna działająca w imieniu lub na rzecz Partnera w związku z jego współpracą z Organizatorem, w szczególności osoba kontaktowa uprawniona do wskazywania Osób Wyznaczonych w ramach Puli Partnerskiej; Osoba Wyznaczona - osoba fizyczna wskazana Organizatorowi przez Partnera jako osoba mająca skorzystać z bezpłatnego udziału w Konferencji w ramach Puli Partnerskiej; Uczestnik Partnerski - Osoba Wyznaczona, która skutecznie zakończyła proces rejestracji i uzyskała od Organizatora potwierdzenie udziału w Konferencji; Bilet - dokument, kod, identyfikator elektroniczny lub inne potwierdzenie uprawniające Uczestnika do udziału w Konferencji w zakresie wynikającym z wybranego rodzaju biletu; Pula Partnerska – liczba bezpłatnych miejsc na Konferencji przyznana Partnerowi przez Organizatora; Umowa uczestnictwa - umowa zawierana pomiędzy Organizatorem a Zamawiającym lub Uczestnikiem, której przedmiotem jest umożliwienie udziału w Konferencji na zasadach określonych w Regulaminie;

III. Kiedy i w jaki sposób Administrator pozyskuje dane osobowe

Administrator może pozyskiwać dane osobowe bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, w szczególności gdy osoba ta:

korzysta z Serwisu;
dokonuje zakupu Biletu lub rejestruje udział w Konferencji;
uczestniczy w Konferencji;
kontaktuje się z Administratorem za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej, telefonu lub innego dostępnego kanału komunikacji;
zapisuje się do newslettera;
korzysta z profili Administratora w mediach społecznościowych lub wchodzi z nimi w interakcje. Administrator może również otrzymać dane osobowe od innych osób lub podmiotów. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których:
Zamawiający nabywa Bilet na rzecz innego Uczestnika i przekazuje Administratorowi dane tego Uczestnika. W takim przypadku źródłem danych jest Zamawiający;
Przedstawiciel Partnera przekazuje Organizatorowi informację o Osobach Wyznaczonych do udziału w Konferencji w imieniu Partnera. W takim przypadku źródłem danych jest Przedstawiciel Partnera. W zależności od okoliczności Administrator może również otrzymywać dane od dostawców usług wykorzystywanych do obsługi Serwisu, płatności lub organizacji Konferencji, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

IV. Cele i podstawy przetwarzania danych

Osoby korzystające z Serwisu W przypadku korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać w szczególności adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, dane techniczne, dane dotyczące aktywności użytkownika w Serwisie oraz informacje gromadzone przy wykorzystaniu plików cookies i podobnych technologii. Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego funkcjonowania Serwisu – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa oraz prawidłowego działania Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
prowadzenia analiz i statystyk dotyczących korzystania z Serwisu – w zakresie, w jakim w tym celu wykorzystywane są pliki cookies lub podobne technologie wymagające zgody użytkownika, podstawą prawną przetwarzania jest zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
prowadzenia działań marketingowych oraz dostosowywania treści i reklam do zainteresowań użytkowników – jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę na stosowanie odpowiednich plików cookies lub podobnych technologii, podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych plików cookies, zasad wyrażania i wycofywania zgód oraz narzędzi wykorzystywanych w Serwisie znajdują się w Polityce Cookies.

Zamawiający dokonujący zakupu Biletu W przypadku dokonywania zakupu Biletu Administrator może przetwarzać w szczególności imię i nazwisko Zamawiającego, adres e-mail, numer telefonu, dane dotyczące wybranego Biletu i zamówienia, informacje dotyczące statusu płatności oraz w przypadku wystawiania faktury dane niezbędne do jej wystawienia, w szczególności nazwę lub firmę, adres i NIP. Dane osobowe są przetwarzane w celu:

podjęcia działań niezbędnych do zawarcia oraz wykonania Umowy uczestnictwa, w szczególności przyjęcia i obsługi zamówienia, potwierdzenia zakupu Biletu oraz zapewnienia możliwości udziału w Konferencji zarówno Zamawiającemu jak i osobom na rzecz, których Zamawiająca Bilety nabywa – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
prowadzenia komunikacji związanej z zawarciem i wykonywaniem Umowy uczestnictwa oraz organizacją Konferencji – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
obsługi reklamacji związanych z zakupem Biletu lub udziałem w Konferencji – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie niezbędnym po zakończeniu Umowy uczestnictwa – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zgłoszeń oraz ochronie jego praw (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
realizacji obowiązków rachunkowych, podatkowych i innych obowiązków wynikających z przepisów prawa – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Uczestnicy Konferencji Administrator może przetwarzać dane osobowe Uczestników w celu rejestracji udziału w Konferencji, zapewnienia możliwości uczestnictwa w Konferencji, identyfikacji osób uprawnionych do udziału, przekazywania informacji organizacyjnych oraz prawidłowej organizacji i obsługi Konferencji. Administrator może przetwarzać w szczególności imię i nazwisko Uczestnika, adres e-mail, numer telefonu, informacje dotyczące rodzaju Biletu oraz inne dane niezbędne do organizacji udziału w Konferencji, jeżeli ich podanie jest wymagane w procesie zgłoszenia. Podstawą prawną przetwarzania danych w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy uczestnictwa jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W zakresie działań związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa Konferencji, jej prawidłową organizacją oraz obsługą Uczestników podstawą prawną przetwarzania może być również prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Uczestnicy, których dane zostały przekazane przez Zamawiającego Jeżeli Bilet jest nabywany przez Zamawiającego na rzecz innego Uczestnika, Administrator może pozyskać dane osobowe Uczestnika od Zamawiającego. W takim przypadku Administrator może przetwarzać w szczególności imię i nazwisko Uczestnika, adres e-mail, numer telefonu, informacje dotyczące Biletu oraz inne dane niezbędne do rejestracji i zapewnienia udziału Uczestnika w Konferencji. Podstawą prawną przetwarzania danych osoby wskazanej przez Zamawiającego do czasu skutecznego zakończenia przez nią procesu rejestracji jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na umożliwieniu realizacji Biletu nabytego przez Zamawiającego na rzecz innej osoby, poinformowaniu tej osoby o możliwości udziału w Konferencji oraz prowadzeniu niezbędnej komunikacji związanej z przypisaniem Biletu i dokonaniem rejestracji. W przypadku rozpoczęcia przez tę osobę procesu rejestracji dane podane przez nią mogą być przetwarzane również w celu podjęcia, na jej żądanie, działań zmierzających do zawarcia Umowy uczestnictwa w Konferencji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Po skutecznym zakończeniu procesu rejestracji i zawarciu Umowy uczestnictwa dane Uczestnika są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy uczestnictwa, w szczególności zapewnienia Uczestnikowi możliwości udziału w Konferencji oraz obsługi organizacyjnej jego uczestnictwa. W zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowej organizacji i bezpieczeństwa Konferencji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Źródłem danych osobowych Uczestnika jest Zamawiający, który dokonał zakupu Biletu na rzecz Uczestnika.
Partnerzy Administrator może przetwarzać dane osobowe Partnerów będących osobami fizycznymi w celu współpracy związanej z Konferencją, w szczególności w celu przyznania Partnerowi Puli Partnerskiej, umożliwienia korzystania z przyznanej puli bezpłatnych miejsc, prowadzenia komunikacji dotyczącej współpracy, dokumentowania sposobu wykorzystania Puli Partnerskiej oraz ustalania, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami. Administrator może przetwarzać w szczególności imię i nazwisko Partnera, dane kontaktowe, dane identyfikacyjne i dane związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, informacje dotyczące przyznanej i wykorzystanej Puli Partnerskiej oraz inne dane przekazane w związku ze współpracą z Organizatorem. Jeżeli jest stroną umowy lub innego stosunku prawnego z Organizatorem, podstawą prawną przetwarzania danych w zakresie niezbędnym do nawiązania i wykonywania współpracy jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W zakresie organizacji i dokumentowania współpracy, zarządzania Pulą Partnerską, prowadzenia bieżącej komunikacji oraz ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami podstawą prawną przetwarzania może być również prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Przedstawiciele Partnerów Administrator może przetwarzać dane osobowe Przedstawicieli Partnerów w celu współpracy z Partnerem nie będącym osobą fizyczną, utrzymywania bieżącego kontaktu, weryfikacji umocowania osoby działającej w imieniu Partnera, zarządzania Pulą Partnerską, przyjmowania informacji o Osobach Wyznaczonych oraz dokumentowania czynności podejmowanych w związku ze współpracą Partnera z Organizatorem. Administrator może przetwarzać w szczególności imię i nazwisko Przedstawiciela Partnera, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko lub pełnioną funkcję. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu sprawnej realizacji współpracy z Partnerem, komunikacji z osobami działającymi w jego imieniu, prawidłowym zarządzaniu Pulą Partnerską oraz dokumentowaniu przebiegu współpracy.
Osoby Wyznaczone Administrator może przetwarzać dane osobowe Osób Wyznaczonych w celu przyjęcia i odnotowania zgłoszenia dokonanego przez Przedstawiciela Partnera w ramach Puli Partnerskiej, umożliwienia Osobie Wyznaczonej skorzystania z przyznanego jej bezpłatnego miejsca na Konferencji oraz nawiązania z nią kontaktu w celu przekazania informacji o możliwości rejestracji na Konferencję, udostępnienia linku umożliwiającego dokonanie rejestracji, jak również niezbędnych informacji o wydarzeniu oraz realizacji obowiązku informacyjnego. W powyższym celu Administrator przetwarza adres e-mail Osoby Wyznaczonej otrzymany od Partnera, informację o Partnerze, który wskazał daną osobę, informację o przypisaniu jej miejsca w ramach Puli Partnerskiej, a także informacje dotyczące wysłania zaproszenia do rejestracji i statusu rejestracji. Podstawą prawną przetwarzania danych Osoby Wyznaczonej do czasu skutecznego zakończenia procesu rejestracji jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na realizacji programu bezpłatnych miejsc przyznanych Partnerom, umożliwieniu osobom wskazanym przez Partnerów skorzystania z przyznanego miejsca na Konferencji, prawidłowym zarządzaniu Pulą Partnerską oraz prowadzeniu niezbędnej komunikacji związanej z możliwością udziału w Konferencji. W przypadku rozpoczęcia przez Osobę Wyznaczoną procesu rejestracji dane podane przez tę osobę mogą być przetwarzane również w celu podjęcia, na jej żądanie, działań zmierzających do zawarcia Umowy uczestnictwa w Konferencji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Uczestnicy Partnerscy Administrator może przetwarzać dane osobowe Uczestników Partnerskich w celu rejestracji ich udziału w Konferencji, zawarcia i wykonania Umowy uczestnictwa, zapewnienia bezpłatnego udziału w Konferencji w ramach Puli Partnerskiej, identyfikacji osób uprawnionych do udziału, przekazywania informacji organizacyjnych oraz prawidłowej organizacji i obsługi Konferencji. Administrator może przetwarzać w szczególności imię i nazwisko Uczestnika Partnerskiego, adres e-mail, numer telefonu, adres do korespondencji, informacje dotyczące Partnera, w ramach którego Puli Partnerskiej Uczestnik został zgłoszony, informacje dotyczące rodzaju lub statusu Biletu, przebiegu rejestracji oraz inne dane niezbędne do organizacji udziału w Konferencji, jeżeli ich podanie jest wymagane w procesie rejestracji. Podstawą prawną przetwarzania danych w zakresie niezbędnym do podjęcia działań na żądanie Uczestnika Partnerskiego przed zawarciem Umowy uczestnictwa oraz do wykonania tej Umowy jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W zakresie działań związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa Konferencji, jej prawidłową organizacją, zarządzaniem i rozliczeniem wykorzystania Puli Partnerskiej, przeciwdziałaniem nadużyciom oraz ustalaniem, dochodzeniem lub obroną przed ewentualnymi roszczeniami podstawą prawną przetwarzania może być również prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli Uczestnik Partnerski dobrowolnie wyrazi odpowiednią zgodę, Administrator może również przetwarzać jego dane osobowe w celach marketingowych, w zakresie objętym udzieloną zgodą. Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej. Zgoda może zostać w każdym czasie wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Osoby kontaktujące się z Administratorem Jeżeli użytkownik kontaktuje się z Administratorem za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej, telefonu lub innego dostępnego kanału komunikacji, Administrator może przetwarzać w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść korespondencji oraz inne dane dobrowolnie przekazane przez użytkownika. Dane osobowe są przetwarzane w celu obsługi korespondencji, udzielenia odpowiedzi na zadane pytania oraz prowadzenia dalszej komunikacji. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji z użytkownikami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli kontakt zmierza bezpośrednio do zawarcia umowy, podstawą prawną przetwarzania może być również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Osoby zapisane do newslettera Jeżeli użytkownik zapisze się do newslettera, Administrator może przetwarzać adres e-mail użytkownika oraz inne dane dobrowolnie podane w formularzu zapisu na newsletter. Dane osobowe są przetwarzane w celu przesyłania newslettera, w szczególności informacji dotyczących działalności Administratora, Konferencji i jej kolejnych edycji, organizowanych wydarzeń, oferowanych usług, materiałów informacyjnych oraz innych treści marketingowych. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przesyłanie informacji handlowych i marketingowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej odbywa się z uwzględnieniem wymogów wynikających z ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Podanie danych osobowych jest dobrowolne i nie stanowi warunku zakupu Biletu ani udziału w Konferencji. Szczegółowe zasady świadczenia usługi newslettera zostały opisane w Regulaminie Newslettera dostępnym w Serwisie.
Uczestnicy, których wizerunek został utrwalony podczas Konferencji W związku z organizacją Konferencji jej przebieg może być fotografowany, filmowany, nagrywany lub transmitowany. W związku z tym Administrator może przetwarzać dane osobowe Uczestników w postaci ich wizerunku, a w zależności od charakteru materiału również głosu. Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu dokumentowania przebiegu Konferencji, przygotowywania relacji z wydarzenia oraz prowadzenia działań informacyjnych, sprawozdawczych i promocyjnych związanych z Konferencją, jej kolejnymi edycjami oraz działalnością Administratora. W zakresie, w jakim przetwarzanie danych odbywa się w związku z dokumentowaniem przebiegu Konferencji oraz prowadzeniem działań informacyjnych i promocyjnych, podstawą prawną przetwarzania może być prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dokumentowaniu oraz promowaniu organizowanych wydarzeń i działalności Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W przypadkach, w których określony sposób wykorzystania wizerunku wymaga zgody osoby, której dane dotyczą, podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Szczegółowe zasady dotyczące utrwalania i rozpowszechniania wizerunku Uczestników określa Regulamin Konferencji.
Osoby korzystające z profili Administratora w mediach społecznościowych Jeżeli użytkownik obserwuje profile Administratora w mediach społecznościowych, reaguje na publikowane treści, zamieszcza komentarze, przesyła wiadomości lub w inny sposób wchodzi w interakcję z profilem Administratora, Administrator może przetwarzać w szczególności nazwę użytkownika, imię i nazwisko, zdjęcie profilowe oraz inne informacje publicznie dostępne na profilu użytkownika lub dobrowolnie przekazane przez użytkownika. Dane osobowe są przetwarzane w celu prowadzenia profili Administratora w mediach społecznościowych, komunikacji z użytkownikami, informowania o Konferencji i działalności Administratora oraz promocji działalności Administratora. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji, działalności informacyjnej oraz promocji Administratora i organizowanych przez niego wydarzeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Niezależnie od Administratora dane osobowe użytkowników mogą być przetwarzane przez operatorów poszczególnych serwisów społecznościowych zgodnie z zasadami przetwarzania danych obowiązującymi u tych podmiotów.

V. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne. W zależności od celu przetwarzania niepodanie określonych danych może jednak uniemożliwić skorzystanie z określonej funkcjonalności Serwisu lub realizację określonego działania. W szczególności:

podanie danych wymaganych w procesie zakupu Biletu lub rejestracji udziału jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania Umowy uczestnictwa;
podanie danych w związku z kontaktem z Administratorem jest dobrowolne, jednak podanie danych umożliwiających kontakt jest niezbędne do udzielenia odpowiedzi;
podanie danych w celu otrzymywania newslettera jest dobrowolne i nie stanowi warunku zakupu Biletu ani udziału w Konferencji;
udzielenie zgód dotyczących plików cookies innych niż niezbędne jest dobrowolne i może zostać w każdej chwili zmienione lub wycofane.

VI. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem okresów wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa oraz okresów przedawnienia ewentualnych roszczeń. W szczególności:

dane związane z zakupem Biletu i wykonaniem Umowy uczestnictwa – przez okres obowiązywania Umowy uczestnictwa, a następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
dane Uczestników przetwarzane w związku z organizacją Konferencji – przez okres niezbędny do organizacji i obsługi Konferencji, a następnie przez okres, w którym mogą powstać lub być dochodzone roszczenia związane z udziałem w Konferencji; dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa podatkowego i rachunkowego;
dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody, a następnie przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości przetwarzania oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
dane związane z korespondencją – przez okres niezbędny do zakończenia danej sprawy, a następnie, jeżeli jest to uzasadnione, przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;
dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu ustania tego interesu lub skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że istnieją nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania;
dane gromadzone przy wykorzystaniu plików cookies i podobnych technologii – przez okres wynikający z czasu działania poszczególnych plików lub do czasu wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie

VII. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

dostawcy usług hostingowych, poczty elektronicznej oraz systemów i wsparcia IT;
dostawcy poczty elektronicznej;
dostawcy systemów mailingowych;
dostawcy systemów CRM;
dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych;
podmioty świadczące usługi informatyczne;
biura rachunkowe;
kancelarie prawne;
podmioty uczestniczące w obsłudze płatności elektronicznych, w szczególności podmioty świadczące usługi związane z realizacją płatności za pośrednictwem Paynow;
podmioty zaangażowane w organizację i obsługę Konferencji, jeżeli dostęp do określonych danych jest niezbędny do wykonania powierzonych im zadań;
Uczestnicy Konferencji w zakresie poinformowania ich o nabyciu dla nich Biletów przez Zamawiającego;
firmy kurierskie i pocztowe. W zależności od charakteru współpracy odbiorcy danych mogą działać jako podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora albo jako odrębni administratorzy danych. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą korzystać z dalszych podmiotów przetwarzających wyłącznie na zasadach wynikających z zawartych umów i obowiązujących przepisów prawa. W przypadku dokonywania płatności za Bilet zakres danych przekazywanych podmiotom uczestniczącym w obsłudze płatności jest ograniczony do danych niezbędnych do prawidłowej realizacji transakcji. Podmioty te mogą przetwarzać dane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz właściwymi dla nich zasadami przetwarzania danych osobowych. Dane osobowe zgromadzone przez Usługodawcę mogą być także udostępnione odpowiednim organom państwowym na ich żądanie na podstawie odpowiednich przepisów prawa lub innym osobom i podmiotom – w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa. Udostępnienie danych osobowych podmiotom nieuprawnionym według niniejszej Polityki Prywatności, może nastąpić wyłącznie za wcześniej wyrażoną zgodą osoby, której dane dotyczą, chyba że obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

VIII. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem przez Administratora z narzędzi dostarczanych przez podmioty mające siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności usług Google Analytics oraz Google Ads świadczonych przez Google LLC, dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich, w tym do Stanów Zjednoczonych. Przekazywanie danych odbywa się zgodnie z przepisami RODO. Administrator zapewnia, że transfer danych następuje wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych przewidzianych w art. 44–49 RODO, w szczególności na podstawie:

decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych, jeżeli ma zastosowanie,
Standardowych Klauzul Umownych (Standard Contractual Clauses – SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
innych mechanizmów przewidzianych przez obowiązujące przepisy prawa. Administrator dokłada należytej staranności, aby przekazywanie danych odbywało się z poszanowaniem praw osób, których dane dotyczą, oraz z zastosowaniem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych.

IX. Prawa użytkownika

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

dostępu do danych osobowych oraz uzyskania ich kopii;
sprostowania danych osobowych;
usunięcia danych osobowych;
ograniczenia przetwarzania;
prawo przenoszenia danych – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
cofnięcia zgody w dowolnym momencie – jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda (bez wpływu na legalność przetwarzania przed cofnięciem zgody);
wniesienia skargi do organu nadzoru - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego osoba, której dane dotyczą, może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania, w tym wobec profilowania w zakresie, w jakim jest ono związane z marketingiem bezpośrednim. W celu realizacji swoich praw, jako osoby której dane dotyczą użytkownik może skontaktować się z Administratorem przy wykorzystaniu danych wskazanych w pkt I.

X. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator może korzystać z narzędzi analitycznych i marketingowych umożliwiających analizę aktywności użytkowników w Serwisie. Profilowanie służy wyłącznie lepszemu dopasowaniu prezentowanych treści, reklam lub komunikatów marketingowych do zainteresowań użytkownika. Każdy użytkownik jest uprawniony do złożenia sprzeciwu przeciwko profilowaniu, jak również ograniczyć je lub wyłączyć poprzez brak wyrażenia zgody na stosowanie plików cookies przez Administratora. Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na ich sytuację.

XI. Narzędzia analityczne i marketingowe

Administrator może korzystać w Serwisie z narzędzi analitycznych i marketingowych, w szczególności Google Analytics oraz Google Ads. Narzędzia te mogą wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie w celu tworzenia statystyk dotyczących korzystania z Serwisu, mierzenia skuteczności działań informacyjnych i marketingowych oraz – w przypadku wyrażenia wymaganej zgody – dopasowywania treści reklamowych do użytkowników. Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywanych narzędzi, ich dostawców, kategorii stosowanych plików cookies, czasu ich działania oraz zasad wyrażania i wycofywania zgód znajdują się w Polityce Cookies oraz w ustawieniach dotyczących plików cookies dostępnych w Serwisie.

XII. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, poprawy jej funkcjonalności, prowadzenia analiz statystycznych oraz działań marketingowych. Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych plików cookies, zasad wyrażania i wycofywania zgód oraz wykorzystywanych narzędzi znajdują się w odrębnej Polityce Cookies dostępnej w Serwisie.

XIII. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozwoju technologii lub zmian w sposobie funkcjonowania Serwisu. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest każdorazowo publikowana w Serwisie wraz z datą jej obowiązywania. Data ostatniej aktualizacji: 17 sierpnia 2026 r.